RFC9137: Considerations for Cancellation of IETF Meetings介紹

網際網路經過數十年的發展,已經成為生活中不可或缺的科技,深深影響人類生活和形態,COVIC-19的大流行,讓遠距辦公需求大量出現,更突顯網路的重要性,要維持全球網路持續及長久的一致性發展相當不容易,而各個網際網路國際組織,竭盡所能貢獻心力以維持網路的開放性發展具有關鍵性,其中網際網路工程任務組 (Internet Engineering Task Force,IETF) 在網路技術標準制定上扮演重要且關鍵性的角色。

IETF成立於1986年,為開放性網路國際組織,主要進行新技術與規範的討論與研究,並和其他國際標準組織進行共通技術規範的協調,使得全球網際網路在運作時不至於有標準或規格不相容的現象。IETF 透過會議及 e-mail 讓所有對網路相關技術有興趣的人都可參與。近年來IETF 每年會舉辦三次大型國際會議,會議也成為網路學者、專家、維運者與廠商進行溝通與取得共識的重要網路技術交流場域,以保證遍佈全球的網路在運作上,不至於因為各自為政而產生不相通的困擾。

因為 COVID-19 的全球大流行,IETF舉辦實體會議也遭遇到影響,2019年之前IETF每年舉辦三次大型國際會議,會議舉辦前有相當多的籌備工作,但若遇到如COVID-19或是戰爭之類事件的影響,可能會造成舉辦面對會實體會議變的不可行,為了能夠因應此類狀況,IETF於2021 年 10 月提出了RFC 9137 (Considerations for Cancellation of IETF Meetings,IETF實體會議因應取消舉辦之相關考量)除了可以作為IETF本身取消舉辦實體會議的最佳實務,也可以做為其他組織單位因應舉辦會議活動的參考。

本RFC內容介紹如下:

一、引言

IETF每年行事曆的亮點之一是舉辦面對面的討論會議,每年在世界各地舉行 3 次。

各種重大事件可能會影響已安排的面對面 IETF 會議的適用性,儘管這對於某些事件可能不是立即顯而易見的。此類事件的示例包括以下內容:

  1. 由於健康問題、違反法律或其他本地問題,會議場地本身可能會意外關閉或無法滿足 IETF 會議要求。
  2. 自然災害可能會降低計劃地點的旅行和會議基礎設施,舉辦會議可能進一步加重該基礎設施的負擔是不道德的。
  3. 戰爭、內亂或公共衛生危機可能使會議變得不安全和/或導致廣泛的國家或企業旅行禁令。
  4. 經濟危機可能會大幅減少可用於旅行的資源,從而導致預期參加會議人數減少。
  5. 簽證政策的變化或其他意想不到的政府限制可能會使許多與會者無法進入會議地點。

本文件提供了幫助 IETF Administration LLC (IETF LLC)、Internet Engineering Steering Group (IESG) 和 Internet Research Task Force (IRTF) 主席決定會議更換地點、虛擬化、延期或取消面對面 IETF 會議。

二、決策標準和角色

IETF LLC 根據事件評估面對面會議在後勤和財務上是否可行,並收集有關可能影響出席的各種旅行限制的信息。IESG 和 IRTF 主席評估預計的出席人數是否足以進行可行的面對面會議。

  • IETF LLC

IETF LLC 負責評估 IETF 會議地點的適用性,並負責針對重大事件進行任何重新評估,從而使先前的結論受到質疑。如果此類事件發生在預定會議開始前十四周以上,則視為非緊急情況。以後的事件,直到並包括會議本身的一周,都被視為緊急情況。

在非緊急情況下,如果 IETF LLC 確定已安排的會議顯然無法繼續進行(例如,場地已永久關閉),則它必須 與社區分享原因並就其提議的補救措施進行協商。在不太明確的情況下,IETF LLC應該進行正式的重新評估流程,包括:

  1. 就決策過程的時間表與社群協商。
  2. 與社群協商評估新發展影響的標準。
  3. 發佈評估報告和建議的補救措施。
  4. 尋求 IESG 和 IRTF 主席批准該建議。

在沒有時間進行協商的緊急情況下,本文件提供了 IETF 共識的標準,並且 IETF LLC 必須在其評估中應用這些標準。

IETF LLC 將收集有關實體參加會議之國家旅遊警示、國家和企業旅行禁令、交通工具的可用性、檢疫要求等可能產生的影響的訊息,並將結果報告給 IESG 和 IRTF 主席。

這些標準,其中一些來自[ RFC8718 ]的第 3 節,適用於因緊急情況而重新評估的場所:

當地安全準則允許場地和飯店舉辦與預期參與者和工作人員人數的會議。

可以為場館提供網際網路訪問權限,使親自參加的人員能夠利用網際網路滿足其所有 IETF、業務和日常需求;此外,遠端與會者必須有足夠的網路頻寬和存取權限。規定包括但不限於原生(native)和未修改(unmodified)的 IPv4 和 IPv6 連接性和全球可達性;可能沒有其他限制會對他們的網際網路使用產生重大影響。為確保可用性,必須可以提供到網際網路的備援路徑。

合理數量的餐飲場所在步行可達之距離之內開放,可滿足預期數量的參與者和工作人員。

當地的健康和公共安全基礎設施預計將有足夠的能力來支援會議週期間湧入的遊客。

最後,IETF LLC必須評估對其自身營運的影響,包括:

  1. 可以在會場的關鍵支援人員、承包商和志願者的數量。
  2. 繼續開會或實施任何可能的補救措施的財務影響。

如果 IETF LLC判斷會議在邏輯上不可能或不符合其受託責任,則應取消面對面會議並探索可能的補救措施。

如果出現本文件未預見的考慮,IETF LLC 應在 IESG 和 IRTF 主席的批准下保護與會者和員工的健康和安全,以及組織的財務健康。IESG 應稍後更新本文件。

  • IESG 和 IRTF 主席

如果 IETF LLC 評估在緊急情況下召開會議沒有基本的後勤或財務障礙,則 IESG 和 IRTF 主席將評估預計出席人數是否足夠高以實現面對面會議的好處。如果該利益不足,IESG 和 IRTF 主席應取消面對面會議。

不鼓勵 IESG 和 IRTF 主席僅依賴簡單的預期會議出席人數。即使是遠端參與人數極多的小型會議也可能是成功的。除了 IETF LLC 的估計,IESG 和 IRTF 主席可能會考慮:

  1. 許多工作組和研究組是否基本上不受限制的影響,從而可以有效運作?
  2. 在大多數工作組會議上是否有足夠數量的關鍵人員來利用面對面會議的優勢,即使許多參與者都是遠端的?

三、補救措施

如果會議無法在預定的時間和地點舉行,IETF LLC、IESG 和 IRTF 主席有多種選擇。本節中的補救措施應根據四項原則(排名不分先後)加以考慮:

  1. 以某種形式舉行會議的預定會議。
  2. 盡可能提供面對面互動的好處。
  3. 避免因最後一分鐘的航班變更等而產生過高的額外差旅費用
  4. 確保有足夠的時間和資源來充分準備替代方案。

以下補救措施大致按可行性遞減的優先順序列出。

  • 會議更換地點

對於與會者來說,破壞性負面反應最小的是保留會議舉辦當週,但將其轉移到更方便的地點。在最大可能的範圍內,這將在地理上接近原始場地。特別是,IETF LLC 應該滿足[ RFC8718 ] 和[ RFC8719 ]中的標準。

需要為與會者安排新的航空旅行的更換會議地點不得在會議開始前不到一個月進行。

  • 會議虛擬化

第二種選擇,也是場地可用性問題較少的一種選擇,是讓會議完全在線上舉行。這需要本文件範圍之外的不同 IETF 流程和後勤維運支援。

  • 會議延期

儘管這對與會者的日程安排造成了更大的干擾,但下一個最佳選擇是將會議延後到特定日期,在同一地點舉行,預計屆時情況會有所改善。會議的新結束日期必須在下一次 IETF 會議開始前至少 30 天,並且會議必須不早於延期公告後 30 天開始。

由於場地的調度限制,這通常是不可行的。但是,與其他選擇相比,它更有可能讓與會者至少收回部分差旅費用。

請注意,既可以延後舉辦會議也可以重新安排會議,但這兩者都有缺點。

  • 會議取消

IETF LLC、IESG 和 IRTF 主席可能會完全取消會​​議,以防全球性的條件造成與會者即使線上參加會議也難以達到的情形。完全不舉辦會議可能會產生廣泛的影響,例如對提名過程和新執行職務(officer)的席次的影響。

當緊急情況發生在會議之前或會議期間,取消可能是唯一可行的選擇,因此沒有機會做出其他安排。

四、退款

IETF不應核銷已註冊的與會者不可收回的差旅費用(機票、飯店押金等)。

但是,有幾種情況可以全額或部分退還註冊費:

  • 會議取消舉辦導致向所有參與者全額退款。如果會議的某些部分順利完成,則可以按比例分配。
  • 延期後,IETF LLC應向聲稱無法在新安排的時間參加的註冊與會者提供退款。與會者可以選擇不接受退款。
  • 當會議被虛擬化線上舉辦時,IETF LLC必須向已註冊的與會者退還他們支付的註冊費與線上會議的等值費用之間的差額。IETF LLC應該向不想參加線上會議的註冊與會者提供退款。
  • 若其原因為政府禁止或已發布安全建議反對前往主辦場地,即使現場會議將繼續進行,IETF LLC應提供與會者退款。若由於雇主政策(employer policy)或個人風險評估之原因,IETF則不應退款及取消會議舉辦。

這些規定旨在維護 IETF 與其參與者之間的信任。但是,在對組織的償付能力構成巨大威脅的情況下,IETF LLC 可能會暫時中止這些規定。

有關RFC 9137的完整原始內容,請參考以下連結:

https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9137.txt

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